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日志

 
 

文件改进:程序文件中应以职位描述,而非人名描述  

2012-12-02 14:01:29|  分类: A工作改进 |  标签: |举报 |字号 订阅

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今天加班做文件修改。

一看该2009建立的文件,到今没修改过。

 

而看到一个系统的组织架构的描述和相关工作职责的描述,就更晕菜了。

只想说,当初写文件的人,及相关审核的人员,还是很缺少做体系文件的经验?

 

发现问题:特殊系统的组织构架全是以人名和常规公司职务名称直接描述的,而这个体系已建立3年了,相关组织架构的人员约换了一半,而文件中一点没有做修改,下次复审如何能通得过?

 

改善建议:

1、建议对组织架构的名称形式进行更改,只设PSCS具体的职务名称,不提具体的人员。具体人员以附件《PSCS系统管理人员表》列表和更新。如:写PSCS管理层代表,而不要直接将人事经理XXX写上去,如果下次人员调整,换成的生产经理,岂不是又要修改所有的提到人事经理的文件。否则,就是文件与实际不符。

2、再明确《PSCS系统管理人员表》由谁负责更新,由谁负责审核,由谁负责保管文件。(理由是人员变更时不用更新程序文件,而只需更新表单即可)

3、 按架构职位对各职责再进行分工和明确(不能按目前人员的工作进行分工,避免日后人员变更后,接手事务不清)。

4、日后所有文件中涉及的管理人员,均不要直接写人名姓名,而写相应的PSCS架构职务(如PSCS设备专员)

 

如此写体系文件后,相关的组织架构定义可稳定不变,组织内工作职责明确,日后换人,只需换张类似的职务任命表即可,其他一概文件就无需因人而修改了。也会避免出现很多的遗漏,如过去同职务的是人事经理兼任,突然换成了QA经理兼任,往往会因为本职特性的不同,带来管理错位问题!

 

 

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