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沉墨的猫-分享

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沉墨的猫:高效工作之文件有效整理2  

2010-05-21 13:43:54|  分类: A精选职场经验 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 接上篇  高效工作之文件有效整理1

下面再具体谈谈一些文件管理的具体操作方法:

一、建立有序的文件分类和命名规则

没有规矩,不成方圆。高效有序的文件分类从一开始就应确定4件事:

1、文件夹的分类、层级归属规则

2、文件夹的命名、编号规则

3、文件的命名、编号规则

4、文件的归档、整理、管理规则

以上4个规则将对你日常所从事工作所涉及的文件的分类、命名、编号,从总体上确定管理规则。

没有文件分类规则,文件的分类就缺少规划。现代的一个文件的往往关联多个方面,就容易导致一个文件看似可以归到多个文件分类里。特别是文件夹设立的初期,没有规则的指引下,文件夹的命名就会较随意,在日后的整理中就会根据需要不断的更名,这样会一些高效的文件管理工作经验从一开始就不能很好的运作,从而导致工作效率的降低。

 

文件分类、层级划分方法千万种,比如档案人员常规把文件按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”,通常可以按照问题、作者、文种、时间、地区、通讯源等特征分类(立卷)。文件之间的联系是多方面的,不可能只采用一种固定的模式分类,因此也会运用两个或两个以上的特征组合分类。那一种是更适合自己的,还需使用者根据自己实践和分析来确定。

本人经验:文件分类、层级划分规则可依据所从事工作的工作职责来制定, 如我的工作文件就是依据我的工作职责,并借鉴质量体系中对各部门在质量管理中职现划分的关联的分析,确定A类为主要工作(以我为主导的工作职责)所需的文件;B类为次要工作(我有辅助性、非主导的工作职责)所需的文件;C类是辅助性日常工作;D类为临时性及其他工作;分类如下: 

A

本部门主导的工作(本部门主体工作)

A1

管理文件、工作指导、样表(A

A2

组织架构(A

A3

职责分工(A

A4

工作培训(A

A5

设备事务(A

A6

厂房设施事务(A

A7

资产风险管理(A

A8

节能事务管理(A

A9

安全生产事务(A

A10

消防事务(A

A11

工程项目管理(A

A12

能源消耗统计(A

B

其他部门主导、本部门关联配合的工作(次要工作)

B1

外部强制法规管理应对工作

B2

文件管理事务

B3

供应商管理事务

B4

工作绩效考核

B5

质量管理事务

B6

资金费用管理

B7

7S 事务

B8

环保事务

B9

职业健康事务

C

辅助性日常工作

C1

 

C2

排班表

C3

工具管理

C4

办公用品管理

C5

员工信息资料

C6

通讯管理

C7

工作建议

C8

工作交接

D

其他临时性工作

D1

羽毛球队事务

D2

NPS 事务

D3

其他管理工作理想模式

  

A5设备事务  又设以下文件夹:

A

设备管理文件、工作指导、样表(B

B

设备管理组织架构(B

C

设备管理职责分工(B

D

设备相关培训(B

E

相关法律法规(B

F

待整理资料

G

参考信息

1

设备管理工作规划

2

设备管理工作总结

3

设备相关成本控制

4

设备保养维修管理

5

设备配件管理

6

设备事故管理

7

设备资产管理

8

设备状态分析管理

9

设备相关合同管理

10

设备档案管理

11

特种设备管理

(注:其中(B)表示主文件在其他文件夹,本处只是快捷方式或其他引用,后面会有细讲)

 

文件分类、层级划分规则也可根据文件想突出的内容重点来制定,如我的博客分类:A类是精选的各种资料经验,是我最想突出的、最想分享给人看的精华贴;B类是日常工作类资料分享,也有较多的可取经验;C类是我收集或收藏的有借鉴价值的资料分享;D类则是一些个人的杂七杂八类。这样分类,我可将最能吸引人、最有价值的资料放在A类,每一类资料数量控制在少数,便于访客直接、高效的获得最有用的资料。如下:

A精选理财经验

B职场点滴

C职场资料

D开心雷语

A精选职场经验

B心水收藏

C法律法规

D金点子

A精选心水收藏

B设备管理

C节能知识

D星座属缘

A精选人事行政

B纯水处理

C法律故事

D杂谈

A精选采购管理

B节能经验

C生活小窍门

D日志

A精选培训资料

B安全管理

 

D随记短语

A精选活动组织

B维修实例

 

D喜羊羊与灰太狼

A精选设备管理

B培训管理

 

?默认分类

A精选节能经验

B活动组织

 

 

A精选开心雷语

B文档管理

 

 

 

说到底,文件分类有规律但没有定式,只有根据自身工作情况所总结的分类才是最适用的,这需要使用者自身不懈的归纳和总结。

未完待续

 

 

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