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沉墨的猫-分享

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沉墨的猫:高效工作之文件有效管理1  

2009-12-19 17:16:38|  分类: A精选职场经验 |  标签: |举报 |字号 订阅

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以下是新员工开始工作前必看培训资料:

工作要讲求方法,经验要注意积累。只有工作方法得当,并积累有足够的工作经验,才能有效的提高工作效率。

现代工作离不开文件,有效的管理好电子文件和实物文档,做到文件分类管理经验更符合使用的需求,则将有效的提高文件查找的和使用的工作效率。

文件有效管理的真谛在于如何使保存和提取更为迅速便捷。所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。目前最理想的方法就是分类管理。

分类管理,对于相当数量的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。

电子文件是最常用的,实物文件往往可以参照或等同电子文件的分类,建立文件夹。

下面我们以电子文件的管理为例,分享一些广义上的文件分类和文件管理的经验。其总结如下:

一、先建立有序的文件分类和命名规则:

1、文件夹的分类、层级归属规则(依照工作职责进行文件管理分类);

2、文件夹的命名、编号规则(每个文件夹名前加上字母和数字编号);

3、文件的命名、编号规则(文件名前加日期编号、同类文件以标准文件名打头+具体内容);

4、文件的归档、整理、管理规则(定期整理历史文件归档,清理无用或重复文件)。

二、日常文件按规则有序的建立文件夹,及将文件按规则存放各文件夹内。

三、实物文件管理经验:先管理好电子文件,然后物文件夹分类编号与电子文件夹尽量保持一致。

四、文件管理规则的更新和完善:经常交流,不懈归纳,善于总结,避免反复的规则修改。

五、常用文件管理的两个经验:

1、将各个常用的文件夹的快捷方式发送到桌面。

2、可特别设立将经常使用的文件直接放在“常用文件夹”下,或将其快捷方式发送到“常用文件夹”内。

六、定期处理的待处理文件:在各文件夹下设“待处理文件夹”,将待处理文件放于其内,再定期处理。

七、旧文件的处理的经验:一些带有很强时间性质的短期使用的历史文件,需定期将其清理,单独存放在“历史文件夹”内。

八、多重分类、交错性质文件处理的经验:熟练掌握“快捷方式”的运用,进行文件引用管理。

九、文件的备份处理经验:熟练掌握“公文包”的运用,进行电脑文件备份。

 

以上经验的详细操作见相关后续博客。

 

以上这些经验不是教条,可能并不适合你,但你必须从现在开始,摸索总结出自己的规则,并坚持下来,养成文件分类管理的习惯。

 

下篇 高效工作之文件有效整理2

 

本博主收集的其他可参考资料:

档案管理:如何高效管理电脑文件(电脑文档管理)

档案管理:工业企业档案实体分类编号方法

档案管理:设备档案管理

档案管理博客:http://hi.baidu.com/dagl/blog

 

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高效工作系列:

高效工作之文件有效管理1

高效工作之文件有效管理2

高效工作之有效积累工作经验

高效工作之制定工作手册 

高效管理电脑文件(电脑文档管理)

更多分享就在沉墨的猫的博客http://ych750417.blog.163.com。分享快乐!快乐分享!

 

员工成长培训系统合理化的思考

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