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日志

 
 

档案管理:工业企业档案实体分类编号方法  

2009-12-12 13:45:26|  分类: B文档管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 1 总 则  

   1.1   为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。  

   1.2 档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用。 

   2 档案类别的设置 

   2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 

   2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 

2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 

   2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 

   3 分类标识方法 

   3.1 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 );采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。 

   3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 

   3.2.1党群工作类(A)、行政管理类(B)、经营管理类(C)、生产技术管理类(D)的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征( 但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 ),案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1” 另行编号, 并用案卷目录号加以区别。  

    档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号,故企业暂不标识 )。 

     档案编号( 档号 )标识举例示意:  

   A1. A12. 010 

    ┃   ┃┃   ┃ 

    ┃   ┃┃   ┃ 

    ┃   ┃┃   ┗━━━━案卷顺序号 

    ┃   ┃┃                                

    ┃   ┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) 

    ┃   ┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) 

    ┗━━━━━━━━━━━━目录号(A类的第一本目录) 

  3.2.2 产品类(E)、科研类(F)、基本建设类(G)、设备仪器类(H)的案卷排架 

  a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号(适用于手机产品), 同样将顺序号编制到“999” 时重新从“1” 另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别,流水编号办法同前。 

b)设备仪器类,按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。 

c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。 

举例示意:

    E1. E21. C2000. 001 

    ┃ ┃┃     ┃   ┃ 

    ┃ ┃┃     ┃   ┗━━━━━案卷顺序号 

    ┃ ┃┃     ┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 ) 

    ┃ ┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 ) 

    ┃ ┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )  

    ┗━━━━━━━━━━━━━━目录号(产品档案第一本目录) 

3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。 

档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。 

3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编号,用目录号加以区别。 

档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。 

3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定,分干部、工人顺序编号。 

   3.2.6 特殊载体档案,按载体类别分别编号。即:按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号,用特殊载体(TZ)? 类别[照片(Z)、录音带(Y)、录像带(X)、软盘(R)光盘(G)、实物(SW)]?顺序号标识。 

示例:TZ?R?001; TZ?Z?001……

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