注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

沉墨的猫-分享

今日花,明日果!感恩生活,分享乐趣!

 
 
 

日志

 
 

[原创] EBP采购系统存在的潜在风险  

2008-12-02 18:18:01|  分类: B职场点滴 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |

 

这是一家世界500强珠海生产厂新上的电子采购系统,采购范围是除生产原料以外的所有非生产性物料,如办公用品、劳保用品、设备配件、辅料材料、固定服务类合同等。

其流程基本如下:一种是标准件的采购,一种是非标准件(如小的工程,需定制的物料等)的采购。其申购、审批、确定供应商和报价、收货都是通过EBP系统完成。相关采购服务单位有本地采购员(A),上海采购总部PGP的采购同事(B),处于泰国的中间服务商(C)。

1、                   首先,在建系统时,由B负责收集过去采购资料,整理出各供应商名目及其供货范围,B负责与供应商谈判价格后,将相应编号后的物料和价格、供应商名称等数据放进系统作为标准采购件。则以后谁通过系统选购标准件,定单将会发给指定的供应商。没得另外的选择。

2、                   各部门要申购时,由获得授权的人(一般是部门秘书)在EBP系统输入采购申请,标准件则可马上显示价格(不显示供应商资料),非标准件(或不能确定型号规格的)则需标明要寻价,并在备注栏对要买的东东进行基本,由C转发给相应供应商确认价格后,经各级审批(部门、采购、财务或总经理)。(注:新系统运行时,C的职责就在供应商名单中打出合适的供应商,让其报价并谈判和获取好的价格,交给客房确认后,下订单给供应商)。

3、                   审批后的信息会自动转到泰国的C处,C再以邮件下订单给供应商,供应商供货由申购部门直接收货(不再经仓库收货),确定货品无误后开发票交各部门秘书在EBP系统做收货处理,财务则按系统指示给供应商付款。

 

EBP系统的本意就是想规范和简化非生产性的采购(NPR),但在实际运行中因环节的设置和执行的情况,实际已发生或我所能看到的有如下风险:

1、因为收货环节不再经过仓库收发货,只需部门秘书在系统做收货即可,则存在的风险有:所请购的物品,供应商实际没送货,也可收货付款。这其中可能有申购人的隐瞒而部门经理审核不严的可能(秘书在做收货时已可能没到实物,而是其他申购做的收货),也可能有部门经理只手遮天的可能。

2、价格确定后没有定期核定的环节,始终是老供应商在供那些货,没有新供应商参与竞争;价格变化也只是涨而没有降,因为供应商成本高了会要求涨,成本低了却不会主动自己降。而整个系统中除了第一次由B谈判价格后,后期应没有人或环节是重新或定期核价的。

3、非标准件的定价操作过程更是不严肃,本来原职责划分是要独立的C去选择合适的供应商和确定价格。这点职责设置是不合理的,因为C都不了解珠海本地的各供应商情况,还存在沟通不便的问题,他们怎么做好这件事真是个很难的问题。实际操作中C也以同样理由不履行上述职责,只负责在过程中负责供应商的选定和传递价格及各方意见,价格的最终确定需上海的PGP审核确认,而本地采购员因职责限制处理价格事宜。最后现实情况是,由于C还是不了解各供应商情况无法做出选择,就要求申购者推荐供应商,C再联系供应商报价,拿到报价后先给申购部门确认可不可接受,如接受则传递到PGP审核,PGP因申购部门都接受,有没有进行议价比价不知道,反正通过的就是部门认可的价格。我一说清楚大家就能意识这里边的风险了,整个过程基本等于申购部门自己一方确定供应商和审核最终价格,相反各采购把关环节成了配角,再加上第1点所述情况,则其中的风险是相当大的。每当上海PGPC公司处理时间太长,想让本地采购跟进处理时,本地采购员一句这些不归我管就推脱了,而让申购部门直接联系上海和泰国方面,谁也知道不是很现实的,则本地采购基本成一摆设。后来略有改善,本地采购才又开始负责一些非标准件(如工程类)的采购单价格和供应商选择的处理。而那些如电气元件虽然在系统不是已有标准件,但又有标准的型号规格等材料仍按以上采购流程处理,所以不规范操作的风险仍是存在的。

4、标准件的价格确定和供应商选择也不是很规范,完全取决于B的决定,因为一个标准件的报价不是多个供应商竞价,而是与一个供应商议价而最终确定各供应商供货范围和价格。这里面存在太多不规范的因素,我们实际操作中应因系统中价格太高,而按第3点情况流程让另外一家供应商供货,以降低成本。

5、C公司下完订单后也从不打电话到供应商处确认,因为有电话费高和语音沟通障碍的原因。而这些订单什么时间下达,下达给那家供应商,本地的采购人员因在EBP系统中没有设置相关权限、也没有告知环节而一无所知,不能及时跟进和确认。另按现代采购理论,本土化采购是发展的趋势,实际也是国内供应商占多数,大多普通小供应商不懂英语,但EBP系统却偏偏将服务中心设置在泰国,不仅有语言沟通障碍,还因跨国电话费高企,各环节都不会主动打电话沟通,导致很多时候采购任务严重延误。

6、这个EBP系统实际就类似一购物网站,但又不能像购物网站一样提供物品图片和更详细的参数,只有英文版文字编号和描述,加上中英文翻译的差异,很多系统中的列出的标准件都不知是什么和做什么用的,只有原来使用的部门可能清楚一点,其他部门不清楚,以为没有所要的,还是按新件申购流程处理,既费时又浪费以前建立的资源,还存在增加采购成本高的风险(后面描述)。也不提供多家供应商供货价格的比较,也没有让多家供应商同时报价、进行公平竞价的机制。而且为这个系统,除一次性每年付给服务商十几万元的软件使用费,每笔订单还要另付服务费,这笔服务费不便宜,按原职责划分,C公司负责选择供应商和谈判价格及相关订单服务,则已输入系统的标准件,每一单项付服务费约十多元;系统中没有的标准件,每一单项付费约三十元。但就像前面所述,C公司应基本不处理价格事宜,基本只起到一个传声筒的作用,还收费这么高,注意,这里的收服务费不是按每份订单,而是按订单里的分项,这么描述吧,我们要买电工胶带,为了区分清楚,系统中按不同颜色设置了不同编号,则我们如果要买电工胶带红、黄、白三色各10圈,则必须在一个订单上按物料编号输入三项,则付费三十多元,而不是十多元。这个C公司的行为用不恰当的比喻,就好象是卖给我一个钟的产权,当我要知道时间时,需要向负责维护钟运行的人问时间,他告诉我时间后还要向我要服务费,而且这个钟还不准时,随时可能误了我的事。

 

事实上,在建EBP系统之初,我就同上海PGP来的采购马先生谈过一家企业较好的辅料采购模式(参见我的一篇博客《采购控制合理化的思考之辅料采购》),希望能借鉴其成功经验设计出完善的EBP采购系统,但结果却是上面令人吃惊的EBP系统。

 

 

沉墨的猫博客长期规划

163博客http://ych750417.blog.163.com分享工作、管理、技术、人生哲理相关资源。

QQ空间http://new.qzone.qq.com/461772105分享上述以外其他的资源(活动组织、笑话等)。

 

 

  评论这张
 
阅读(690)| 评论(0)
推荐 转载

历史上的今天

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017