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沉墨的猫-分享

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沉墨的猫:集团企业通讯管理有哪些新需求  

2008-12-21 20:38:32|  分类: D金点子 |  标签: |举报 |字号 订阅

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博主现有负责公司固定电话相关管理事务,就日常工作中遇到的一些问题提出通讯需求,希望有远见的公司或营业商能及时的开发相关产品。

一、            传真接收的管理需求:因为我司的传真号是公司对外公开宣传过的,且为提高效率和减少管理人员,现设置成为自动接收传真模式,则经常会收到大量的垃圾传真(如开发票、反动宣传、广告等),不仅浪费纸张和墨盒,还和有用的传真混在一起,需要人力去分捡,浪费了宝贵的人力资源,甚至有过传真丢失的现象。则我们需要一种能自动过滤垃圾传真的产品,其功能应有:通过设置有效用户号码后,只能接受这些有效号码的传真件;或是能设置垃圾传真黑名单,以后对黑名单的垃圾传真就会自动拒收;还应有自动语音提示,如虽不是有效用户,但可自动语言提示其以邮件或是拔打总机得到相关支持,自动回复语言应可录制;设置有效用户功能应可通过网络管理。

二、            固定电话的管理需求(在现已有电信汇线通业务的管理基础上)

1、非工作电话的监控需求:工作时间就应只打工作相关电话,非工作电话应接受监控。监控的目的是为控制相关非工作电话,目前只能是在统计数据中一点点去查找,300个内线,其工作量非常大。则我希望有个实时监控软件,当我设定好相关受监控的电话(如各银行服务电话、证券电话、信息台等一般工作不需打的电话)后,当监控到有受监控的号码被拔打后,就及时跳出提示信息。当然最后能对各个电话进行特定设置,如有些对外电话就可以拔打天气台等,而多数电话是不应拔打的。如果更进一步,通过设置就可控制各个电话打不出受控电话就更好的。还有更极端的要求,即各个电话只能拔打通过系统设置的允许拔打的号码(这些正常电话应报到电话管理员在系统内设置好和不断更新)。还有一种可能,即对允许拔打的号码不提示任何监控信息,对凡是非允许拔打号码,监控系统都可及时提示监控信息,管理员可及时核对处理,将不可拔打的记在黑名单,则这些黑名单上的电话以后就打不出了,另是新增的工作电话,则加进红名单,以后不再受到监控。还可进一步管理,即红名单上的电话也可分两级,一种是通过验证,完全不受监控的,另一种是尚有怀疑的,当这种电话在每一时期费用超过设定值时,仍要发出监控提示。相关监控的数据应可根据时间/电话号码/被叫电话等分类查询和输出打印(最好是电子表格格式数据)。

2、相关电话信息统计需求:现系统只能简单分类统计后输出TXT格式和打印,相关信息不能按设定的分月、分部门、分通话种类进行数据统计也无法统计某一特殊时间段的通话情况(如每天的夜间19-次日8点),要统计只能另外输入数据表格统计。如我需要知道某部门各个分机在一年内每个月的市话、长话各是多少,就无法统计。

3、关于电话拔打权限的控制需求:虽然各个电话设置了市话、长话、国际长话等权限,但因我司是开放式办公场所,在下班后,保安或员工都有可能在职员的电话上拔打长话。则这一块的权限控制需要更加细致一点。我的需求是:最好是能设置时间+权限的模式,如某电话在上班时间内是开放了各类通话权限,而下班后,则相关权限全部取消,只能拔打内线电话。而在下班后和加班时间,相关人员如需拔打找途,则只需输入各自的权限密码后,在任何一部机上都可拔打相应权限的电话,相关话费统计自动归入到使用者名下。另会议室的电话也是开放的,应要求使用者输入密码后才能启动相应拔打权限。如果能进一步,则每次输入密码时,可设定有效时间,如当电话处于没有呼叫状态超过设定时间(无设定则默认为10分钟),系统就自动关闭所有权限,再使用则需输入密码。密码设置在电话管理员系统应可以做相关清除和更改的管理。

4、现在拔打长途有多种方法,各时段、各区域的最优惠方式都不同,让人难以记清。理想情况就是,拔长途,使用人只需直接拔打相关号码,系统能自动判断各时段最优惠的拔叫方式,并自动加号拔出。

5、对一些移动性较强的值班岗位和部门,比较理想的是与座机号捆绑一台移动电话,如活动范围大的子母机,或是小灵通。

6、对因公务联系较多且公司可以报销话费的公司管理层或个别部门,可考虑提供双卡双待类手机,私人电话卡(一般是移动公司的)和公司电话卡可装在一台手机上,不用带多台手机那么麻烦。在手机上的呼出公务电话基本就可以通过与固定电话号码捆绑的号码拔出。如果手机再加上现市面上出现的改号功能,通过手机拔出的号码如能显示成坐机号码就更加理想。则管理层的私人电话基本不会被泄密,可实现私人的电话与公司电话可完全分开,而办公电话一个也不会漏,与现有的办公电话可完美的融合,公司也只需为公司话费在一家营运商托收付费(对固定电话营运商特别有利),避免公私话费分不清楚。

7、现管理层的电脑大多都有移动宽带上网的需求,如果固话能与移动宽带能有很好优惠政策就很好了。我们就不会向以前一样,找移动公司寻求移动上网的解决办法。

8、最好一点,公司有建立紧急情况短信通知的需求,如果能提供相关便利的短信平台,将会很有吸引力。

9、多方会议和电视会议还需有操作便利和资费合理的方案以满足客户的需求。

 

 

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