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沉墨的猫-分享

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日志

 
 

沉墨的猫:公司举办运动会的组织问题和建议  

2008-11-29 09:31:36|  分类: A精选活动组织 |  标签: |举报 |字号 订阅

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昨天公司非常成功的举办了第六届员工运动会,形式上有突破(不像以往按部门划分组,而是以奥运五环为概念均衡实力划分五组);中餐以订制麦当劳快餐解决方案也是得到众多员工的赞赏;人员活动分组区域、活动项目、活动时间都控制得非常的好。

但作为一名趣味小组的组织成员,在组织过程中也看到不少问题还需我们注意继续改进,以期将以后的运动会举办的更好。

一、运动会时间选择的了太晚了。每次运动会,公司会统一发活动服装,一般是短袖。如果日期太晚,则天气很冷,再穿短袖就受不住,穿上外套,则统一服装的效果也没有了。虽然传统时间定在十一月份,也应尽量在十一月初,这时珠海的气温还是很高的。

二、运动会的整体组织时间太短,加上本次新手多,很多工作细节和分工协调尚未考虑清楚。所以部分活动时间有延误,员工对活动结果有意见。建议是提前到九月份(因公司五天制+十一等假期实际工作日较少)中就开始成立运动会组织委员会及开始相关工作。组织工作安排也应如下安排:

1.        第一次会议应首先划分工作小组,选出小组组长(Leader),安排好工作小组的工作职责;提出不同小组工作中相互协调的办法;大家一起讨论本届运动会的组织形式和好的idear。这些最好是形成文字,以整体工作安排交给各小组。

2.        将历史组织运动会的组织资料放在一个共享文件夹里共小组成员参考。同时将本届活动的组织已形成的资料放在一起,集思广益,相互可看看那些没有做好,相互提醒一下。不要像这次有些项目负责人认为自己做的很好了,但一上场才发现完成不是那么回事。

3.        各小组的具体工作安排由小组长负责安排和召集小组会议讨论工作,要求所有的工作讨论前有文案,讨论后有整理记录,相关资料及时上传到共享文件夹,那怕这项工作还未完成和完善也应及时上传,这样总体负责人就能及时知道各小组的工作进展和遇到的问题,以便组织力量给予帮助和协调。

4.        各项工作要做细致,尽量模拟和考虑现场可能的情况,写出详细的组织预案。文字预案基本包括以下几部分:运动会总体组织流程(含主项分工及负责人);各分项工作组织说明(含工作人员需求和各工作小组的协调说明);每个工作岗位按时间顺序的工作说明(有些人会交递参加多项工作,做这种表就很重要了);各项赛事所需表单(如参赛名单、分组名单、赛时检录表、结果统计表等);活动组织需准备的物料清单总汇。这种工作第一次做很复杂,但在实施中就很简单了,也较小再有遗漏;所有工作解释都有文字依据,避免各人理解不同而有误会争议;最关键是为以后的组织工作留下宝贵资料,不必每一次活动都重来了。

5.        中期会议则各小组长一起回顾整个组织流程看还有无遗漏事项,审核相关组织资料的准备情况,要求所有组织资料均已完成,基本就是最终稿,检查器材准备工作。

6.        未期会议则全体组织人员一起了解最终确定的组织流程,明确安排各项组织工作的时间、负责人、配合协调及注意事项,分发各岗位工作说明。负责人应会后与相关人员再次核查器材准备情况。

7.        最后应将总结本届运动会组织工作中成功的经验和存在问题。成功经验为以后组织工作提供借鉴,存在问题可以提醒以后注意避免同类错误或选择更好的方法。

三、赛事组织未协调好,趣味小组的成员到赛事前只知道总体时间安排而不清楚各自具体职责(每项赛事只明确了负责人,而负责人都是很少有组织经验的,事先没演练就不知道如何组织),知道活动规则而不知道赛程安排(如赛程分组及名单等);而外调的自愿者手中只有参赛名单表而对其他赛事规则、如何配合一切都不知。两部分工作人员事先互不认识、工作协调也未统一,只好在现场再沟通,时间也延误不少。建议就是给各岗位一份按时间顺序的工作说明,按工作说明安排按时到岗,按职责做事即OK

四、赛事表单考虑不周,只有参赛人员名单,没有赛事次序表和成绩记录表。我自己想想表单和资料应有以下几种:赛事规则3份(广播处、组织者、检录员各一份)、定好参赛次序的分组参赛人员名单3份(同上,应有参赛人员姓名、队名、编号、检录核实、成绩等项,成绩出来后应同时在组织者和检录员的表中记录并签名确认,最后将检录员的一份送广播处广播,另如果过程中有多个点要求各单则相应增加);器材准备表2份(一份组织者,一份器材准备人,准备表要有领用签名栏、数量、归还等项);单项赛事组织流程2份(组织者和广播处各一份)。

五、其他:这次虽有配电脑,却没配打印机,有些遗漏的资料表单想临时打印却没有办法。 桶装饮用水没有人负责更换导致几处供水点缺水,很多人过了个干渴的运动会;有些员工还不清楚本次活动的饮用水供水方案,将水瓶早早就扔掉了,到后来就没办法喝水;部分赛事活动组织考虑不周而延期,导致参赛人员的其他项目有冲突;很多参赛队员对一些复杂的赛事规则不清楚,现场有很多疑问,解释这些问题非常耗时;活动中有争议时,不服从裁判等;工作人员各自向有疑问的人员解决赛事规则,出现标准不一,总组织秩序混乱等问题;等等,这些问题想信提出后,只要提前考虑一定会完美解决,我就不献丑了。

 

 

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